HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI & THÔNG TIN

HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI & THÔNG TIN

Việc trang bị cho mỗi cá nhân 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buộc doanh nghiệp phải suy nghĩ lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao.Hơn nữa, liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc.

Một số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hệ thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc. Đồng thời, nếu tận dụng được hết các tính năng sẵn có, người sử dụng sẽ giảm thiếu một số yêu cầu đầu tư khác mà hệ thống tổng đài nội bộ đã tích hợp sẵn. Để mua sắm được một hệ thống tổng đài điện thoại cho phù hợp với doanh nghiệp mình thì lại là cả một vấn đề.

I.Tổng đài là gì

Tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp

II.Những ai nên dùng tổng đài

Các công ty, các văn phòng, tập thể, các khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà máy, nhà riêng .... cần liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người cần nghe và bảo mật cuộc điện đàm (không lắp song song) đều có nhu cầu.

III.Lợi ích khi dùng tổng đài

- Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.

- Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.

- Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.

- Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:

. Có khả năng chận các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tể.

. Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.

. Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.

. Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.

. Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.

. Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn.

Ví dụ:

- Trong giờ làm việc bạn có thể cho đổ chuông ở bàn tiếp tân

- Giờ nghỉ trưa bạn có thể không muốn bị làm phiền nên có thể không cho đổ chuông hoặc cho đổ chuông ở phòng bảo vệ.

- Tối bạn có thể thay bằng lời chào ví dụ như: “ Hiện công ty đã hết giờ làm việc mong quý khách gọi đến số…”

IV. Tổng đài Analog và IP

• Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ analog

Đối với văn phòng, doanh nghiệp vừa và nhỏ: nên dùng hệ thống tổng đài analog:  Với hệ thống tổng đài analog tất cả điện thoại nhánh có một đầu số riêng biệt và kết nối trực tiếp với tổng đài thông qua đường line nhánh. Bộ chuyển mạch của tổng đài liên kết các điện thoại với nhau và liên kết với đầu số PSTN thông qua trung kế bưu điện nơi mà các line đầu số bưu điện kết nối trực tiếp với tổng đài.

• Hệ thống tổng đài nội bộ VoIP

Đối với văn phòng, doanh nghiệp vừa và lớn: nên dùng hệ thống tổng đài VoIP: VoIP hoạt động trên nền tảng IP với cùng đường mạng LAN và WAN của máy tính. Điểm ưu việt của VoiIP so với Analog là tính linh động và tốc độ hội tụ cao trên băng thông LAN, WAN tốc độ cao. VoIP có thể sử dụng Video Call giúp cho việc liêc lạc bằng hình ảnh trở lên dễ dàng với chất lượng cao.

Bảng so sánh tổng đài IP và tổng đài Analog

STT	Diễn giải lợi ích	Tổng Đài IP	Tổng Đài Analog
1	Đầu tư lắp mới	Chi phí tổng thế thấp, dung lượng càng lớn chi phí càng giảm - Chi phí tổng đài thấp - Chi phí điện thoại - Không chi phí đường dây cáp thoại, không chi phí cáp trục, không giới hạn khoảng cách	Chi phí tổng thể lớn - Chi phí tổng đài - Chi phí máy điện thoại - Chi phí dây thoại, đi dây, gen, wallplate.. - Chi phí bảo trì bảo dưỡng lớn
2	Nâng cấp mở rộng sau này	Chỉ mua điện thoại ip cắm vào mạng là xong (đối với tổng đài IP Grandstream), - Không phí nâng cấp tổng đài - Không phí đường dây điện thoại	Nâng cấp mở rộng thêm: - Tùy theo dung lượng tổng đài cần bổ xung card phần cứng để có thể sử dụng - Chạy dây cho máy lẻ, - Chi phí cấu hình cài đặt trực tiếp tại chi nhánh - Mua điện thoại đầu cuối => Tổng chi phí rất lớn
3	Dịch chuyển, thay đổi vị trí sử dụng	Không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào → mang điện thoại cắm vào bất kỳ vị trí mạng nào là xong	Dịch chuyển máy lẻ: - Đấu nối lại dây hoặc chạy dây mới - Chi phí cấu hình, thông tin hiệu lại, đánh số lại toàn bộ hệ thống- Phả người thuê người chuyên môn về tổng đài đến thực hiện
4	Các sự cố về đường bưu điện	Xác nhận được ngay tình trạng của các đường bưu điện qua trạng thái hiên thị trên tổng đài	- Khó xác định được khi đường bưu điện đứt, phải có người phát hiện và kiểm tra - Chi phí sửa chữa/ bảo dưỡng cao - Thời gian xử lý lâu chậm
5	Các sự cố về đường dây máy lẻ	Thông mạng là hoạt động	Xử lý máy lẻ đường dây - Đi dò kiểm tra dây → thời gian xử lý lâu → mất chi phí xử lý
6	Chi phí dịch vụ bảo trì bảo dưỡng cho tổng đài, đường dây	Thông mạng là hoạt động	Chi phí dịch vụ bảo trì bảo dưỡng rất lớn: - Chi phí bảo trì tổng đài - Chi phí bảo trì đường dây => Thời gian xử lý khắc phục chậm
7	Quản lý tổng đài	Ngồi bất kỳ đâu cũng quản lý được	Phải đến nơi đặt tổng đài để thay đổi cài đặt quản lý